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關于河南省南水北調辦(局)

機關檔案收集整理及移交的通知

 

機關各處室:

河南省南水北調辦(局)自成立以來,在南水北調干線和配套工程建設期間,形成了大量的文件材料,前幾年由于檔案管理設施不完善,致使各專業文件材料大部分保存在各處(室),現在檔案室庫房已建成,具備集中統一管理條件,按照《檔案法》及辦(局)檔案管理有關規定,機關內所形成的各門類檔案實行集中統一管理。為做好機關檔案整理歸檔工作,確保檔案移交、接收有序進行,現就有關事項通知如下:

 

一、歸檔范圍

機關各處(室)應根據各自職責范圍,指定專人負責對本處(室)所形成的文件材料進行收集、整理和移交,對工程前期(工程前期的規劃報告、審批、建議、可研性報告、工程地質、勘察、水文、氣象、測量、環境、水土保持及各階段的評估、鑒定、實驗、初步設計報告等)和工程建設時期(各項規章、制度辦法、標準、各項審批、招投標、有關合同簽訂等)及建設管理中形成的各項內容(文字材料、圖紙、聲像、照片等)的文件材料按照順序進行收集、整理、歸檔。

二、整理要求

在收集、整理過程中,要將南水北調干線、配套工程檔案分開整理;在南水北調干線工程檔案整理中要將綜合性文件和某設計單元工程檔案分開整理;某設計單元工程檔案交有關項目建管處整理歸檔。配套工程檔案按照設計口門及時間進行整理歸檔。聲像材料的整理,對聲像檔案的內容要填寫清楚,包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者(攝錄者)等;照片包括電子版、紙質版(6寸)各一套。會計檔案按照決算報表、賬簿(按年排)、憑證(按年、月及憑單號排序)整理歸檔。

三、歸檔時間

各處(室)按要求整理完成后,于20151030日前全部移交檔案室。

四、移交手續

各處(室)整理完成后,要逐項逐件建立檔案移交目錄,一式兩份交檔案室,檔案室根據目錄逐件查驗無誤后,雙方辦理移交手續。

今后每年形成的檔案將按照《河南省南水北調中線工程建設管理局工程檔案管理辦法》(豫調建〔200808號),《河南省南水北調中線工程建設領導小組辦公室聲像檔案管理細則》(豫調辦〔200833號)文件要求,于每年6月底前將上一年形成的檔案,及時移交檔案管理部門。

 

 

 

2015625

 
 來源:綜合處     時間:2015-06-25 10:15:44      瀏覽人次

編輯管理員


 
   
 
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